Enfoque eficiente en el envío de correos

El correo electrónico se mantiene como la vía de comunicación más usada por las empresas y millones de personas a nivel global. Gmail, de Google, es el principal servicio; la forma de usarlo con mayor eficiencia incluye algunas reglas que mejoran los resultados.

De acuerdo con investigadores de la comunicación, particularmente en la era digital, indican que existen errores comunes que la gente sigue repitiendo al enviar un correo.

En primer lugar, el uso de lenguaje o redacción inadecuados. Consideran que un usuario no puede dirigirse a un cliente, empleador, dueño de tienda u oficina de gobierno de la misma forma que lo hace con un familiar. En estos casos, considerados formales, es pertinente un saludo cortés, luego unas tres líneas donde se expresa el mensaje central, seguido de una despedida y la firma; evitando palabras de uso cotidiano ni emojis.

El uso del email para temas urgentes no es lo más recomendable. Este es el segundo error más común y puede evitarse con hacer una llamada, videollamada, o enviar un mensaje vía WhatsApp, como alternativas más inmediatas. Asimismo, está la opción de acudir a ver a la persona cara a cara.

Como tercer error se menciona el uso del correo electrónico estructurando el mensaje de manera ineficiente, usando párrafos innecesarios y, además, dejando lo más importante o la esencia del mensaje para el final. En esos casos, es posible que el correo sea leído parcialmente sin que el destinatario llegue a comprender qué quiere el remitente. Por otro lado, hoy en día resulta tedioso y causa pérdida de tiempo tener que leer un texto demasiado extenso.

El cuarto aspecto, estimado como un error al redactar emails, es el de los archivos adjuntos. En este sentido, y para evitar que puedan ser considerados spam o una amenaza, es preciso indicar en el cuerpo del correo lo que se está adjuntando y el formato correspondiente: .pdf, .docx, .jpg, .mov, .zip. Y, por supuesto, recordar adjuntar el archivo.

El quinto error, relevante por su falta de cortesía, es enviar un nuevo correo demasiado pronto. Tomando en cuenta que los mensajes enviados por Gmail, WhatsApp u otras plataformas similares no son abiertos de forma instantánea, lo ideal es esperar de 24 a 72 horas entre el envío de un correo y otro. Siempre analizando si el tema es urgente, pues es tal caso lo más eficiente es la llamada o visita personal al destinatario.

Los errores mencionados son los más comunes en el envío diario de correos electrónicos. Hacen que el remitente sea considerado poco profesional, ansioso, descuidado o, incluso, irrespetuoso.

M.Pino

Con información de Computerhoy

(Imagen referencial principal: Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk en Unsplash)

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